문서 관리 규정

제 1장 총   칙

제 1조(목적) 이 규정은 치유상담대학원대학교(이하"본교"라 한다)의 문서작성관리요령, 처리 절차와 통제에 관한 사항을 규정함으로서 문서처리의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.

제 2조(적용범위) ① 문서관리에 관하여 법령, 정관과 본교 제규정에 따로 규정된 것을 제외하고는 본 규정에 의한다.

② 비밀문서의 작성과 관리에 관하여는 따로 정한다.

제 3조(사무처리) 공적인 업무처리는 문서로 하는 것을 원칙으로 한다.

제 4조(용어의 정의) 본 규정에서 문서라 함은 본교의 각 부서간 또는 대외적으로 업무상 생산 또는 시행되는 문서(그림, 도표 등 포함)와 본교가 접수한 모든 문서를 말한다.

제 5조(문서의 종류) 문서의 종류는 다음과 같이 분류한다.

법규문서 : 법규문서는 법령, 정관, 학칙과 본교의 제규정 등에 관한 문서를 말한다.

영달문서 : 영달문서는 발령, 훈령, 예규, 지시와 일일명령 등 총장 또는 상               위직 부서장이 하위직에 대하여 일정한 사항을 명하는 문서 등을 말한다.

공고문서 : 공고문서는 광고 또는 공고 등 일정한 안내사항을 교직원, 학생 그               리고 일반에게 널리 알리기 위한 문서를 말한다.

제 6조(문서의 성립과 효력) 모든 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 없는 한 당해문서의 결재권자가 결재함으로써 성립되고 수신자에게 접수됨으로서 효력을 발생하는 것을 원칙으로 한다.

제 2장 문서의 형식

제 7조(용지의 규격) 문서의 용지는 특별한 경우를 제외하고는 A4용지(210X 297㎜)를 세워 쓰는 것을 원칙으로 한다.

제 8조(문서의 용어) 문서는 한글로 띄어서 가로로 쓰되 표준어를 사용함을 원칙으로 한다.

제 9조(분류기호와 문서번호) 문서의 분류기호는 기관기호와 분류번호와 문서번호로 구성하며 기관기호는 별표1과 같이 과 및 부속, 부설기관 단위로 부여하고 분류번호는 별도로 정하는 바에 의한다.

제 10조(발신명의) ① 외부문서는 총장의 명의로 발신하되 전결 표시후 처장의 명의로도 발신할 수 있다.

② 내부문서는 부서별 결재권자의 명의로 발신 한다

제 11조(발신명의) 각종 발신문서에는 직인을 발신자명의 성명 끝자가 직인의 중앙에 오도록 날인한다, 다만, 경미한 내용이나 동일문서의 부수가 많은 것은 문서상단 중앙에 별표2와 같은 직인 생략 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다.

② 내부문서 중 직인이 없는 직위에 있는 자는 발신자명 외에 서명 또는 날인으로 할 수 있다.

③ 학적관계증명서, 교직원의 신분증, 학생증 등은 직인과 철인을 겸용한다.

④ 주관부서는 직인과 계인날인 기록부를 비치한다.

본교 직인을 포함한 본교에서 사용하는 인장의 사용과 관수에 관하여는 따로 정한다.

제 3장 문서의 작성

제 1절 문서의 기안

제 12조(기안) ①기안과 시행은 별지 제1호, 제2호 서식에 의하여 담당자가 하는 것을 원칙으로 한다.

제 13조(협조전) 각 부서간의 의견교환과 협조사항의 처리를 위하여 별지 제3호 서식과 같이 협조전을 사용할 수 있다.

제 14조(타부서와 협조) ① 기안문의 내용이 타부서와 관련사항으로 협조를 요할 때에는 최종결재자권자의 결재를 얻기 전에 협조서명을 받아야 한다. 이 경우 문서의 효력에는 미치지 아니하며 의견을 표시할 수 있다.

제 15조(수신처 참조) 동일 내용의 문서로 수신처가 다수인 경우에는 수신란에 "수신처 참조"라 기재하고 맺는 글의 수신처란에 수신처를 기재한다.

제 2절 결     재

제 16조(결재) ①문서의 효력을 실행하기 위하여 결재를 받아야 한다. 결재에는 전결, 대결, 후결 내지는 후열로 한다.

1. 전결은 위임전결 규정에 의하여 하위부서장에게 결재권을 위임하여 결재하    는 것을 말한다.

2. 대결은 결재권자가 부재중 일때 그 직무를 대행하는 자가 하는 결재를 말    한다. 다만, 중요한 것은 후결로 한다.

3. 후결은 긴급한 문서로 최종 결재권자의 부재중 등의 사유로 즉시 결재할     수 없으나 그 내용이 중요하여 재결하기 어려울 때에는 후결이라 표시하고 최    종 결재권자의 결재를 받아야 한다.

4. 후열은 대결한 문서 중에서 내용에 따라 결재권자의 열람이 필요할 때 문    서상에 결재권자의 열람을 받는 것을 말한다.

제 17조(결재의 방법) 결재의 표시는 서식화된 것을 제외하고는 별표3과 같이 결재의 실인 또는 서명으로 할 수 있으며 월, 일을 표시한다.

제 3절 통   제

제 18조(통제) 문서는 발송에 앞서 통제담당자의 통제를 받아야 한다.

제 19조(통제기관) 문서의 통제는 직인 관수담당자가 시행한다.

제 20조(통제사항) 문서통제 담당자는 특히 아래와 같은 사항을 중점적으로 통제한다.

1. 결재권자의 결재 누락여부

2. 다른 문서와 중복, 저촉여부

3. 기안문과 시행문과 일치 여부

4. 전결 구분의 정확성 여부

5. 부서간 협조, 첨부물 누락 등 검토

제 4장 문서 처리

제 1절 발    송

제 21조(문서등록·발송) ① 문서는 당해문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자 순에 따라  별지 제4호 서식의 문서등록대장에 등재한 후 문서등록번호를 부여하고 발송 또는 종결 처리하여야 한다

② 내부결재 문서인 경우는 문서등록대장 수신처란에 "내부결재"표시를 하며 기안용지 이외의 문서는 그 문서의 표지왼쪽 여백에 별표4 의 문서등록 표시를 하여야 한다.

제 22조(내부문서의 발송) ① 다른 부서로 발송되는 내부문서는 소관 주무부서에서 직접 발송한다.

② 문서의 수령을 밝히기 위하여 문서수발부에 서명 날인한다.

제 2절  접      수

제 23조(외부문서의 접수) ① 외부문서는 문서주관부서에서 접수 배포한다.

② 외부 문서 중 결재란이 없는 경우 문서우측 상단에 별표5과 같은 푸른색 접수 와 문서 처리 인을 날인한다.

접수문서는 별지 제5호 서식에 의한 문서접수대장에 등재한후 문서분류에 따라 소관부서별로 배포한다.

제 24조(소관부서의 중복) 문서의 내용이 2개 이상의 부서에 중복하여 관련된 때는 관련내용이 많은 부서로 분류한다.

제 25조(내부문서의 접수) 접수된 문서는 별표5와 같은 부서별 처리인을 푸른색으로 날인한 후 접수 처리한다.

제 3절  보     관

제 26조(분류보관) ① 문서는 정리보관과 참고의 편의를 위하여 각 부서별로 분류 보관하여야 한다.

② 문서의 분류는 분류번호별로 하되 예외로 통합할 수도 있다.

제 27조(보존) 문서의 보존은 별도의 규정으로 정한다.

제 28조(폐기) 보존기간이 경과한 문서는 폐기목록을 작성하여 결재를 얻은후 폐기하여야 한다.

제 29조(문서의 보안유지) 문서의 폐기에는 보안에 유의하여야 한다.

부         칙

1. 본 규정은 2014년 3월 1일부터 시행한다.

2. 본 개정 규정은 2017년 1월 1일부터 시행한다.